Zakończył się IX Krajowy Kongres Sekretarzy

Zakończył się IX Krajowy Kongres Sekretarzy. Tegoroczna edycja odbywająca się pod hasłem „Sekretarz przyszłości – nowe regulacje, wyzwania i możliwości” zgromadziła ponad 400 uczestników, którzy przez dwa intensywne dni omawiali najważniejsze wyzwania stojące przed osobami kierującymi urzędami samorządowymi.

Jak co roku Kongres był miejscem merytorycznej dyskusji, wymiany doświadczeń i inspiracji. Do najważniejszych tematów tegorocznej edycji należały bezpieczeństwo, ochrona ludności, cyfryzacja i cyberbezpieczeństwo, rola sekretarza w lokalnym zarządzaniu w urzędzie oraz praktyczne wykorzystanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy.

Cyfryzacja w samorządzie – nowe technologie w służbie samorządu

Jednym z najważniejszych tematów Kongresu – przewijającym się w większości paneli dyskusyjnych – była cyfryzacja. Zmiany technologiczne, konieczność zwiększenia cyberbezpieczeństwa, korzyści i zagrożenia wynikające z korzystania ze sztucznej inteligencji żywotnie interesowały uczestników.

Tematykę tę rozpoczął swoim wystąpieniem Wicepremier Krzysztof Gawkowski, Minister Cyfryzacji, który mówił o cyfrowej transformacji samorządów i kluczowej roli sekretarzy w sprawnym i bezpiecznym przeprowadzeniu tego procesu. Wicepremier zapowiedział szereg planów Ministerstwa Cyfryzacji dotyczących m.in. wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją. Podkreślił również, że: „cyfryzacja to nasza wspólna odpowiedzialność. Bo cyfryzacja rodzi się we współpracy. Cyfryzacja rodzi się tam, gdzie wspólne architektury pracują nad cyfrową teraźniejszością i cyfrową przyszłością.”

Kluczowa rola sekretarzy

Jak podkreślało wielu panelistów, sekretarze jednostek samorządu terytorialnego to osoby kluczowe dla całej struktury zarządzającej. Zdaniem senatora Krzysztofa Kwiatkowskiego sekretarze pełnią funkcję stabilizatora władzy wykonawczej w JST i zapewniają ciągłość realizacyjną, żeby uchwały przyjęte przez organy uchwałodawcze było rzeczywiście zrealizowane w postaci konkretnych decyzji. Senator przekazał także informacje dotyczące rozmów na temat wzmocnienia roli sekretarza w administracji samorządowej, tak aby osoby pełniące te stanowiska mogły być niezależnymi, apolitycznymi gwarantami sprawności działania urzędu, np. na wzór urzędników mianowanych.

Ten temat pojawiał się też wielokrotnie w innych panelach i wystąpieniach. Jak podkreślano podczas debaty otwarcia „Sekretarz przyszłości – zmiany i wyzwania jakie stoją przed urzędami”, wzmocnienie roli sekretarza stało się też koniecznością w obliczu konsekwencji ustawy o dwukadencyjności i wymianie w najbliższych wyborach ponad połowy wójtów i burmistrzów w kraju.

Obrona cywilna i ochrona ludności

Jednym z niezwykle istotnych paneli w kontekście naszego wspólnego bezpieczeństwa, podczas Krajowego Kongresu Sekretarzy – nie tylko bezpieczeństwa danych, lecz przede wszystkim bezpieczeństwa fizycznego – była dyskusja o ochronie ludności i obronie cywilnej w kontekście zadań samorządów. Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej deleguje na jednostki samorządu terytorialnego szereg nowych zadań, które stanowią spore wyzwanie w zakresie budowania społecznej odporności na zagrożenia. Choć w przekazie medialnym głównym zagrożeniem wydają się działania wojenne, na poziomie lokalnym sytuacje kryzysowe mogą zostać wywołane przez np. przerwy w dostawach prądu czy katastrofy naturalne (takie jak zeszłoroczna powódź).

Innowacje w organizacji pracy

Drugiego dnia Kongresu wiele emocji wzbudziła dyskusja, na temat możliwości wprowadzenia 35-godzinnego tygodnia pracy w urzędach samorządowych, podczas panelu: „Prawo pracy w JST. Nowoczesna Administracja Samorządowa – wyzwania i perspektywy”. Sekretarze mieli wiele pytań dotyczących tego rozwiązania do Joanny Gawrych, sekretarz Miasta Szczecinek, w którym od lipca wszyscy urzędnicy pracują w ramach 35-godzinnego tygodnia pracy, w trybie cztero- lub pięciodniowym – w zależności od wydziału.

Dobre Praktyki Organizacji i Zarządzania w Administracji Samorządowej

Podczas IX Krajowego Kongresu Sekretarzy wręczono nagrody i wyróżnienia w kolejnej IV edycji konkursu „Sekrety Zarządzania” organizowanego przez Fundację Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, w którym wyróżniamy dobre praktyki, innowacyjne rozwiązania i nowatorskie projekty w zarządzaniu samorządowymi instytucjami. Nagrody w konkursie oraz bon na szkolenia organizowane przez FRDL otrzymali: 

Urząd Gminy Smętowo Graniczne za wdrożenie systemu Rejestry, umożliwiającego zarządzanie informacją i cyfrową transformację urzędu

Urząd Miasta Lublin za utworzenie Centrów Kompetencji Cyfrowych centralizujących obsługę informatyczną wszystkich jednostek oświatowych w Lublinie

Kapituła przyznała również wyróżnienia. Otrzymali je: 

Urząd Gminy Osielsko za wdrożenie pakietu narzędzi cyfrowych umożliwiających mieszkańcom zgłaszanie problemów, łatwy dostęp do aktualnych danych planistycznych i monitorowanie strategii

Urząd Miasta Rzeszów za wdrożenie Rzeszowskiej Karty Mieszkańca i towarzyszącej jej aplikacji „Rzeszów To MY 2.0”.

Wyróżnienia specjalne otrzymali natomiast:

Urząd Gminy Marklowice za wdrożenie technologii AI w tworzeniu protokołów z sesji Rady Gminy i jej komisji

Stowarzyszenie Aglomeracja Opolska za „Program poprawy funkcjonowania systemu przeciwdziałania i ograniczania skutków występowania zjawisk ekstremalnych na obszarze Aglomeracji Opolskiej”

Nagrodzeni i wyróżnieni mieli możliwość zaprezentowania swoich dobrych praktyk podczas Kongresu.

W 2026 roku jubileuszowy X Krajowy Kongres Sekretarzy

Podczas podsumowania IX Krajowego Kongresu Sekretarzy poznaliśmy datę kolejnej jubileuszowej edycji Kongresu – tym razem spotkamy się na wiosnę. X Krajowy Kongres Sekretarzy odbędzie się 19-20 maja 2026 r.