E-faktura w formie elektronicznej to wygodne rozwiązanie zarówno dla biznesu, jak i osób indywidualnych. Faktura dostępna elektronicznie ma taką samą wartość jak faktura papierowa. Tego rodzaju dokument informuje o koszcie nadanych przesyłek w przypadku nadawcy, a w odniesieniu do klientów jest elementem poświadczającym zakup danego przedmiotu, a także dokumentem, na podstawie którego można ubiegać się o ewentualny zwrot kosztów w przypadku reklamacji. E-fakturę można przechowywać na koncie użytkownika, ale także pobrać na komputer czy telefon, ale także wydrukować, aby móc ją przechowywać w papierowej wersji.

Zalety e-faktury

Przede wszystkim e-faktura jest łatwiejsza w przechowywaniu niż tradycyjna faktura. Można ją przechowywać na dyskach zewnętrznych, na koncie użytkownika DHL Parcel lub pobrać i przenieść do chmury, aby mieć pewność, że dokument nie zaginie. Faktury w formie elektronicznej nie wymagają przechowywania w segregatorach i tworzenia miejsca, w którym będą bezpieczne. Tradycyjne faktury mogą w łatwy sposób ulec zniszczeniu lub zagubieniu, dlatego polscy przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z elektronicznego fakturowania.

Podstawowe zalety e-faktury z DHL:

• E-faktura jest łatwa w przechowywaniu, ponieważ jest dostępna na koncie DHL Parcel w aplikacji eFaktura.
• Informacja o nowej e-fakturze zawsze pojawia się na wskazanym przez użytkownika mailu. Przesłana wiadomość posiada link do faktury skąd można ją pobrać w pliku .pdf. To uniwersalne rozwiązanie dla różnego rodzaju nośników — komputerów, telefonów i tabletów. Dzięki aplikacji nie potrzeba logować się na konto użytkownika, aby zobaczyć/pobrać/wydrukować fakturę. Linki w przesyłanych mailach są ważne przez 30 dni. Po tym czasie pobranie faktury elektronicznej jest możliwe jedynie z konta użytkownika. Ponadto informacje o fakturze mogą być wysyłane na kilka kont mailowych.
• Dostępna jest także aplikacja dla e-faktur międzynarodowych.
• Efaktura zawiera wszystkie najważniejsze informacje w tym wykaz zafakturowanych przesyłek razem z najważniejszymi informacjami.
• Fakturę elektroniczną można mieć zawsze przy sobie i zajrzeć do niej 24 h na dobę.
• Faktura elektroniczna pozwala na korzyści finansowe i ekologiczne — nie wymaga papieru, ani ponoszenia kosztów druku.
• Faktura przechowywana jest przez 7 lat i przez cały ten czas nie traci czytelności, co może wydarzyć się w przypadku papierowych faktur.
• Konto pozwala na podgląd listów przewozowych w dowolnym momencie.
• Panel użytkownika umożliwia również szybkie i proste wystawienie duplikatu faktury. Jeśli faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu, to można wystawić duplikat.
• Fakturę elektroniczną można łatwo reklamować, jeśli przedstawione na niej dane nie odzwierciedlają danych zamówienia. Korekta faktury nie powinna zająć dłużej niż 10 dni roboczych od wniesienia reklamacji. Faktura korygująca może dotyczyć wysokości faktury, danych odbiorcy itp. Proces nie wymaga wskazywania przyczyny korekty.
• Rozliczenie e-faktury jest zdecydowanie łatwiejsze dla księgowych i programów do obsługi księgowości w firmach.
• Korzystanie z e-faktury jest całkowicie darmowe.
• Termin płatności w tym przypadku wynosi zwykle 7 lub 14 dni.
• Przedsiębiorcy korzystający z e-faktury otrzymają zwrot VAT w 40 dni.
• Konto DHL Parcel pozwala na generowanie całych raportów .xlsx z wystawionych faktur.

Czym charakteryzuje się elektroniczna faktura?

W styczniu 2022 roku ruszył krajowy system e faktur. Polska wdrożyła go jako 4. kraj w Unii Europejskiej. Podatnicy wybierający e fakturę mogą liczyć na szybki zwrot VAT. W ich przypadku cały proces trwa o 1/3 szybciej. Termin zwrotu skróci się zatem do 40 dni.

Warto wiedzieć, że wybierając opcję e-faktury nie można jednocześnie korzystać z papierowej wersji. Wystawianie faktur odbywa się automatycznie w aplikacji eFaktura DHL Parcel.

Co powinna zawierać bezpieczna e-faktura?

Bezpieczna faktura elektroniczna zawiera podpis elektroniczny, a także jest dodatkowo szyfrowana, dzięki temu nie niesie ze sobą żadnego ryzyka. Dokumenty elektroniczne można zdecydowanie łatwiej wysyłać i rozliczać, co jest korzystne zarówno dla przedsiębiorców, jak i konsumentów. E faktura wymaga jedynie pobrania programu Adobe Acrobat Reader.