Elektroniczna lista obecności pracownika - w jakich firmach sprawdzi się najlepiej?

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników, zobowiązany jest do ewidencjonowania ich czasu pracy. Może to robić poprzez prowadzenie listy obecności, która wprawdzie nie jest obowiązkowa, ale znacznie ułatwia ewidencję czasu pracy. Wygodnym i łatwym w obsłudze sposobem gromadzenia danych na temat czasu pracy jest używanie elektronicznej listy obecności pracowników. W jakich firmach ta forma ewidencji sprawdzi się najlepiej?

Lista obecności pracownika a ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest nakładana jako obowiązkowa przez ustawodawcę. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca musi prowadzić taka ewidencję do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracowników i innych świadczeń związanych z pracą. Natomiast sama lista obecności pracownika już nie jest obowiązkowa, choć niewątpliwie ułatwia ewidencjonowanie czasu pracy osób zatrudnionych. Sama lista obecności jest dokumentem wewnętrznym i nie powinna być utożsamiania z rozliczeniem czasu pracy, ponieważ w swojej podstawowej formie nie wskazuje ona konkretnie, ile godzin przepracowała dana osoba.

Lista obecności pracowników jest dokumentem kadrowym. Zwyczajowo jest wykorzystywana do potwierdzenia przez osobę zatrudnioną rozpoczęcia oraz zakończenia swojej pracy. Ma również zastosowanie w przypadku ewentualnej ewakuacji firmy, dla potwierdzenia, czy wszystkie osoby opuściły dany budynek.

Obecnie najwygodniejszą formą potwierdzania obecności pracownia jest odbijanie zakodowanej, indywidualnej karty przy wejściu do firmy. Na tej podstawie tworzona jest elektroniczna lista obecności (przeczytasz o niej więcej we wpisie: Czy lista obecności jest pełnowartościową ewidencją czasu pracy?) .

Elektroniczna lista obecności – dla kogo?

Elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy np. inewi.pl są proste w użytkowaniu, dokładne i efektywne. Dodatkowo pozwalają na generowanie różnego typu raportów. Częścią takich systemów jest elektroniczna lista obecności. Sprawdza się ona doskonale przede wszystkim w dużych przedsiębiorstwach i firmach, które zatrudniają większa liczbę pracowników. Takie rozwiązanie sprawia, że nie ma konieczności gromadzenia dużej ilości papierowych kartek z tabelkami, w których podpisują się zatrudnione osoby. Co więcej, elektroniczny system automatycznie zlicza liczbę pracowników obecnych w budynku.

Elektroniczna lista obecności to również dobre rozwiązanie dla mniejszych firm. W przeciwieństwie do papierowych, podpisywanych list, te elektroniczne są odporne na manipulacje. Podpis na kartce złożyć może zarówno pracownik, który się spóźnił, pracownik nieobecny, jak i inna osoba. Często zdarza się, że ludzie hurtowo podpisują się np. na cały tydzień bądź uzupełniają zaległe wpisy. Tej możliwości nie ma, gdy pracownik odbija kartę magnetyczną. Tradycyjne listy obecności mają jeszcze więcej wad, w tym są mało odporne na zniszczenia i zalania.

Warto podkreślić, że używanie elektronicznych list obecności, zarówno w małych, jak i dużych firmach, wiąże się również z odciążenie, działu kadr. W przypadku list papierowych pracownicy kadrowi musza każdorazowo je sporządzać, drukować, udostępniać, a także sprawdzać. System elektroniczny pozwala na zbiorcze drukowanie raportów i łatwe prowadzenie statystyk.

Lista obecności to obecnie jeden z podstawowych dokumentów kadrowych w małych, średnich i dużych firmach. Należy pamiętać, że nie zastępuje ona ewidencji czasu pracy, ponieważ jest zbyt ograniczona, tj. uboga w informacje. Jednakże jej prowadzenie znacznie ułatwia ewidencjonowanie czasu pracy osób zatrudnionych. Automatyczne systemy pozwalają zarówno na samo gromadzenie informacji o obecności pracowników, jak i ich godzinowe rozliczanie. Elektroniczne listy obecności sprawdzą się nie tylko w bardzo dużych korporacjach, które zatrudniają setki ludzi, ale także w mniejszych firmach.