Gmina Bedlno pod lupą Regionalnej Izby Obrachunkowej: Patologie w finansach

W Gminie Bedlno Regionalna Izba Obrachunkowa objęła wybrane zagadnienia z lat 2023 - 2025 roku, dotyczące przede wszystkim:

• sporządzania wieloletniej prognozy finansowej;
• prowadzenia rachunkowości;
• sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych;
• realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych;
• realizacji dochodów z majątku; wydatków osobowych;
• udzielania zamówień publicznych;
• ewidencji i inwentaryzacji majątku;
• pomocy finansowej udzielanej innym jednostkom samorządu terytorialnego.

RIO stwierdziła nieprawidłowości i uchybienia, które wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz naruszenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej. 

Stwierdzono ewidencjonowanie środków pieniężnych na rachunkach organu, jak i urzędu, w sposób który naruszał przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, brak zgodności zapisów między jednostką a bankiem na kilku kontach, nieprawidłowe prowadzenie ewidencji szczegółowej.  Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów JST i jednostek sektora finansów publicznych, konto 130 służy do ewidencji operacji pieniężnych na jednym, konkretnym rachunku bankowym.

Wyjaśnienie problemu:

W księgach Urzędu Gminy na koncie 130-1-1-1 wykazano wpływy pochodzące z dwóch różnych rachunków bankowych. To oznacza, że w ewidencji jednostki nie zachowano zasady jednoznacznego przyporządkowania konta syntetycznego/analitycznego do danego rachunku bankowego. Skutkiem tego jest brak zgodności między ewidencją księgową a danymi bankowymi – utrudnia to zarówno uzgadnianie sald, jak i prawidłowe sporządzenie sprawozdań finansowych czy budżetowych.

Jak to powinno wyglądać prawidłowo:

Dla każdego rachunku bankowego jednostki powinno być prowadzone odrębne konto analityczne do konta 130, np.:

130-1 – rachunek bieżący dochodów,

130-2 – rachunek wydatków,

130-3 – rachunek środków z funduszy celowych,itd.

Dzięki temu możliwe jest jednoznaczne powiązanie każdego konta księgowego z odpowiednim wyciągiem bankowym.

Rozbieżności miedzy projektami uchwał głosowanych przez Radę Gminy Bedlno a uchwałami podpisanymi przez Przewodniczącą Rady Gminy za organ stanowiący

W odniesieniu do wybranej do kontroli próby uchwał dotyczących zmian budżetu Gminy Bedlno na 2024 rok oraz zmian w wieloletniej prognozy finansowej Gminy Bedlno na lata 2024-2036, podjętych na IV sesji Rady Gminy Bedlno w dniu 30 sierpnia 2024 roku oraz na IX sesji Rady Gminy Bedlno w dniu 30 grudnia 2024 roku – stwierdzono rozbieżności miedzy projektami tych uchwał przedstawionymi i poddanymi pod głosowanie przez radnych Rady Gminy Bedlno a uchwałami podpisanymi przez Annę Ratajczyk Przewodniczącą Rady Gminy za organ stanowiący.

W projekcie uchwały Rady Gminy Bedlno z dnia 30 sierpnia 2024 roku w sprawie zmiany uchwały w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Bedlno na lata 2024-2036, wartości wykazane w punktach: 2.2.1. (inwestycje i zakupy inwestycyjne, o których mowa w art. 236 ust. 4 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) oraz 2.2.1.1. (wydatki o charakterze dotacyjnym na inwestycje i zakupy inwestycyjne) dla roku 2024 wynosiły odpowiednio 14.848.233,99 zł i 0,00 zł, podczas gdy w uchwale nr IV/26/2024 Rady Gminy Bedlno z dnia 30 sierpnia 2024 roku w sprawie zmiany uchwały w sprawie Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Bedlno na lata 2024-2036, podpisanej przez Przewodniczącą Rady Gminy, wartości te wynosiły odpowiednio 11.848.233,99 zł oraz 2.455.102,05 zł. Stwierdzono, także rozbieżności w tabeli dotyczącej wskaźników spłaty zobowiązań.

Odnotowano również różnice w tabeli dotyczącej finansowania programów, projektów lub zadań realizowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, dla roku 2024.

Między projektem uchwały Rady Gminy Bedlno z dnia 30 grudnia 2024 roku w sprawie wprowadzenia zmian w budżecie gminy Bedlno na 2024 rok a uchwałą nr IX/51/2024 Rady Gminy Bedlno z dnia 30 grudnia 2024 roku w sprawie zmiany budżetu na 2024 rok, podpisaną przez Przewodniczącą Rady Gminy Bedlno stwierdzono rozbieżności w następujących pozycjach: w tekście projektu uchwały budżetowej deficyt miał zostać sfinansowany m.in. wolnymi środkami w kwocie 5.768.033,96 zł i taka też kwota, po poprawce, została przedstawiona radnym, natomiast w tekście uchwały podpisanej przez Przewodniczącą Rady Gminy kwota wolnych środków, przeznaczona na finansowanie deficytu została przyjęta w kwocie 5.415.716,68 zł.

Józef Ignaczewski Wójt Gminy Bedlno w przyjętych zasadach rachunkowości zaniechał ustalenia zasad ewidencji zobowiązań wymagalnych. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości  określając zasady rachunkowości w jednostce, należy zapewnić w niej możliwość wyodrębnienia wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Ponadto zakładowy plan kont powinien zawierać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych.

Konta analityczne do konta syntetycznego 221 nie były prowadzone według rodzajów podatków, co było niezgodne z § 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, zgodnie z którym - konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków.

RIO stwierdziła nieprawidłowe wykazanie danych w sprawozdaniu Rb-N – o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2024 roku (korekta nr 3), w zakresie pozycji Depozyty na żądanie, sprawozdaniu Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2024 roku (korekta nr 2), sporządzonym w dniu 4 marca 2025 roku, w zakresie sprawozdania Rb-NDS – o nadwyżce/deficycie, za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 roku (korekta nr 2) z dnia 10 maja 2024 roku, zawyżono kwotę dotyczącą przychodów z niewykorzystanych środków pieniężnych.

Gmina Bedlno zastosowała nieprawidłową klasyfikację budżetową dla dochodów budżetowych wynikających z terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych,. Wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego związane jest ściśle z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników Urzędu Gminy Bedlno wraz z uiszczeniem publicznoprawnych zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego.

Jednostka nie wykazuje również środków, które otrzymała na rachunek, a które dotyczą wykonania zobowiązań przyszłego okresu sprawozdawczego - kwartału następnego roku budżetowego. Takie środki jako depozyt wykazuje jednostka, która przekazała te środki np. na wynagrodzenia dla pracowników innej jednostki ponoszone w następnym okresie sprawozdawczym, tj. w I kwartale roku budżetowego. W związku z powyższym stan depozytów na żądanie winien zostać pomniejszony o kwotę 1.624.211,80 zł – część salda konta 909 (stanowiąca udziały w PIT – rok 2025 w wysokości 1.020.511,00 zł oraz subwencję ogólną na styczeń 2025 roku w wysokości 603.700,80 zł) oraz o środki w zakresie niewykorzystanych do końca roku dotacji, które zostały zwrócone w styczniu 2025 roku w kwocie 28.336,48 zł. 

W sprawozdaniu za 2024 rok Gmina błędnie wykazała kwotę wykonanych przychodów z tytułu wolnych środków. W 2023 roku kwota tych przychodów wynosiła 5.677,212,94 zł, z tego 4.300.000 zł zostało zaangażowanych na finansowanie deficytu budżetu. Jednocześnie w 2023 roku Gmina zrealizowała przychody w kwocie 1.801.704,00 zł, które także w całości zostały przeznaczone (i wykonane) na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu. W konsekwencji kwota wykonanych wolnych środków w 2024 roku mogła wynosić 1.377.212,94 zł. W sprawozdaniu Rb-NDS za 2024 rok wykonane przychody z omawianego tytułu wykazano jednak w kwocie 7.334.025,54 zł.

Z kolei, w 2023 roku wykonane przychody z tytułu nadwyżki budżetu stanowiły 5.295.855,00 zł. Część tej kwoty przeznaczona została (i wykonana) na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu - 1.455.008,59 zł. Założyć też można, że z nadwyżki sfinansowano rozchody budżetu – kwota 271.143,45 zł. Zatem, w 2024 roku wykonane przychody z tytułu nadwyżki powinny wynosić 3.569.702,96 zł, a wykazano zaledwie 646.157,09 zł.

Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi wykazała błędy w bilansuie z wykonania budżetu Gminy Bedlno na dzień 31 grudnia 2023 roku. Stwierdzono przypadki, w których  Gmina nie dokonywała porównania danych zawartych w składanych deklaracjach podatkowych z danymi wynikającymi z ewidencji gruntów i budynków, co powinno mieć w ramach czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności danych wykazanych w deklaracjach z dokumentacją źródłową. W wykazanych przypadkach różnice były znaczne. 

Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości na lata 2023-2025 nie zawierał zestawienia nieruchomości zasobu, poprzez wskazanie miejscowości położenia nieruchomości, powierzchni działek, czyli danych wymaganych przez ustawę o gospodarce nieruchomościami. 

Dalej stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zamówień publicznych i wydatków na inwestycje oraz ewidencji majątku i inwentaryzacji, dalej nieterminowe przekazanie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Gminę Bedlno, Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Łodzi oraz dyrektorom dwóch placówek oświatowych, tj. Szkoły Podstawowej w Szewcach Nadolnych i Szkoły Podstawowej w Pniewie.

To nie wszystkie nieprawidłowości w tej gminie, które wykazała RIO w Łodzi. Izba skierowała 23 wnioski pokontrolne do wypełnienia przez Wójta Gminy Bedlno. 

30 września 2025 Rada Gminy Bedlno odwołała Elżbietę Czajkę z funkcji skarbnika 

Do wyłącznej właściwości rady gminy należy powoływanie i odwoływanie skarbnika gminy, który jest głównym księgowym budżetu - na wniosek wójta. Elżbieta Czajka Skarbnik Gminy Bedlno złożyła do wójta Józefa Ignaczewskiego, podanie o rozwiązanie stosunku pracy z dniem 30 września br. Uwzględniając prośbę Skarbnika, wójt zawnioskował do rady o odwołanie skarbnika.

29 września wójt zatwierdził wyniki naboru na Zastępcę Skarbnika Gminy Bedlno, została nią Justyna Marczewska z Wojewodzy. Natomiast Elżbieta Czajka została Skarbnikiem Gminy Łanięta.

Czy RIO ma podstawy do skierowania wniosków do prokuratury? O tym wkrótce.