Żychlin: Uchybienia w zakresie finansów, wynagrodzeń i majątku

Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi w ubiegłym roku przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Żychlin. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2021- 2022, dotyczące przede wszystkim: sporządzania wieloletniej prognozy finansowej; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych; wydatków osobowych; udzielania dotacji jednostkom oświatowym; udzielania zamówień publicznych; ewidencji i inwentaryzacji majątku.

Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz naruszenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej. RIO wydała aż 40 zaleceń! 

RIO stwierdziła niewykonanie wniosku pokontrolnego, w którym zalecono jednostce dostosowanie do aktualnie obowiązujących przepisów prawa, procedur kontroli wewnętrznej. W wystąpieniu pokontrolnym z 9 kwietnia 2020 roku, Prezes RIO Łodzi przekazał jednostce przytoczony wniosek pokontrolny. W informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych z dnia 29 kwietnia 2020 roku, burmistrz Grzegorz Ambroziak poinformował RIO w Łodzi o tym, że zostały podjęte prace nad gruntowną zmianą obowiązującego Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Żychlinie, a jednym z elementów nowego Regulaminu miało być dostosowanie systemu kontroli do obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że Regulamin kontroli wewnętrznej, stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Żychlin, nie został dostosowany do obowiązujących przepisów, w szczególności do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2023 r., poz. 1270 ze zm.), która w art. 68-69 zobowiązuje kierownika jednostki do zapewnienia adekwatnej, efektywnej i skutecznej kontroli zarządczej.

Dalej RIO ustaliło, że unormowania w zakresie polityki rachunkowości, wprowadzone zarządzeniem Grzegorza Ambroziaka z 6 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, zawierały opis ewidencji zdarzeń na poszczególnych kontach księgowych jednostki i organu oraz określały zasady prowadzenia kont pomocniczych i ich powiązań z kontami księgi głównej nie określ

Kierownik jednostki w przyjętych zasadach rachunkowości nie określił reguł ewidencji długoterminowych aktywów finansowych.zakładowy plan kont powinien zawierać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Prowadzono wspólnie dziennik budżetu Gminy Żychlin oraz Urzędu Gminy, a w związku z tym wspólnie księgę główną. Powyższe stanowiło naruszenie art. 13 ust. 1, art. 14 oraz art. 15 ustawy o rachunkowości w związku z przepisami załącznika nr 2 i załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że każda jednostka zobowiązana jest do prowadzenia jednego dziennika i jednej księgi głównej, które obejmują te same zapisy, ale uporządkowane według odmiennych kryteriów

Jednostka prowadziła w ujęciu systematycznym jedną księgę główną dla wszystkich zapisów obejmujących zdarzenia występujące zarówno na kontach przypisanych do budżetu JST, jak i na kontach jednostki obsługującej ten budżet.  W ewidencji księgowej nie ujęto operacji w zakresie planu dochodów budżetowych i jego zmian na koncie pozabilansowym 991 - Planowane dochody budżetu oraz w zakresie planu wydatków budżetowych i jego zmian na koncie pozabilansowym 992 - Planowane wydatki budżetu”, co było wymagane przez postanowienia Instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości oraz przez przepisy rozporządzenia Ministra Finansów i Rozwoju w sprawie rachunkowości.

Ewidencja szczegółowa do konta 224 uniemożliwiała ustalenie stanu należności według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów, co naruszało przepisy rozporządzania Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek w sprawie rachunkowości itd.

W zakresie realizacji dochodów z majątku burmistrz Gminy Żychlin jako gospodarujący gminnym zasobem nieruchomości, nie określił planu jego wykorzystania, czym naruszył art. 25 ust. 2 i 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym - gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości polega w szczególności na wykonywaniu czynności, o których mowa w art. 23 ust. 1, a ponadto na sporządzaniu planów wykorzystania zasobu. Plany wykorzystania zasobu opracowuje się na okres 3 lat.

W zakresie postępowań dotyczących przyznania ulgi inwestycyjnej stwierdzono, że materiał dowodowy uniemożliwiał ocenę wystąpienia przesłanek uprawniających do otrzymania ulgi w określonej wysokości, co stwierdzono w odniesieniu do kilku postępowań.

Kontrolujący stwierdzili niezgodne z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych  przyznanie dodatku funkcyjnego dla Zastępcy Burmistrza Gminy Żychlin oraz dla Skarbnika Gminy Żychlin. Maksymalna wysokość dodatku funkcyjnego dla zastępcy burmistrza oraz skarbnika w gminie do 15 tysięcy mieszkańców tj., w gminie odpowiadającej ilości mieszkańców Gminy Żychlin, wynosi 2.900,00 zł, podczas gdy w porozumieniach z dnia 9 listopada 2022 roku w sprawie zmiany warunków płacy zawartych między ww. pracownikami a Burmistrzem Gminy Żychlin (obowiązujących od dnia 1 września 2022 roku) wysokość przyznanego dodatku funkcyjnego dla Skarbnika Gminy Żychlin określono w kwocie 3.000 zł, a dla Zastępcy Burmistrza w kwocie 3.200 zł. Dalej stwierdzili, że w porozumieniu z dnia 26 listopada 2021 roku (obowiązujące do dnia 31 sierpnia 2022 roku) oraz w porozumieniu z dnia 9 listopada 2022 roku (obowiązujące od dnia 1 września 2022 roku do dnia prowadzenia czynności kontrolnych), burmistrz przyznał swojemu zastępcy dodatek specjalny w kwocie 3.000 zł jako stały składnik wynagrodzenia, co naruszało art. 36 ust.5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych, zgodnie z którym - pracownikom z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, można przyznać dodatek specjalny.

To tylko niektóre nieprawidłowości, poniżej zalecenia, z których można wywnioskować zakres i wagę błędów, uchybień itp. 

Ryszard Paweł Krawczyk Prezes RIO w Łodzi poprosił  burmistrza G. Ambroziaka o podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie oraz zapobieżenie występowaniu w przyszłości dziesiątków nieprawidłowości.

1. Rejestr instytucji kultury prowadzić zgodnie z wymogami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 roku w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

2. Dokonać analizy ustalonych w jednostce procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, uwzględniając również standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.Urz.Min.Fin. Nr 15, poz. 84).

3. Dokonać analizy ustalonych w jednostce zasad (polityki) rachunkowości z punktu widzenia zgodności z faktycznym sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych dla Urzędu Gminy i dla budżetu. Dokonać zmian w zasadach (polityce) rachunkowości, opisując stosowane rozwiązania i schematy ewidencyjne, w szczególności w zakresie wskazanym w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.

4. Zapewnić prowadzenie odrębnego dziennika dla budżetu (organu) i dla Urzędu Gminy, a w konsekwencji także odrębnej księgi głównej, zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 13 ust.1 pkt 1 i 2, art., 14 i art. 15 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

5. Dokonując ewidencji w księgach rachunkowych przestrzegać zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności w zakresie: − ewidencji planu dochodów budżetowych i jego zmian na koncie pozabilansowym 991 - Planowane dochody budżetu; − ewidencji planu wydatków budżetowych i jego zmian na koncie pozabilansowym 992 - Planowane wydatki budżetu; − prowadzenia ewidencji szczegółowej do konta 224 umożliwiającej ustalenie stanu należności według poszczególnych tytułów oraz poszczególnych budżetów; 26 − ewidencji dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego na koncie 901, umożliwiającej ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek planu finansowego; − ewidencji wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego na koncie 902, umożliwiającej ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek planu finansowego; − okresowego przeksięgowania salda konta 130 na konto 800, w zakresie zrealizowanych wydatków i dochodów na podstawie sprawozdań budżetowych, gdy konto 130 służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego; − stosowania techniki księgowania umożliwiającej prawidłowe ustalenie wysokości obrotów na kontach, jeżeli przepisy dotyczące sprawozdań nakładają obowiązek wykazywania w tych sprawozdaniach określonych obrotów kont, stosownie do przepisu § 21 pkt 1 wyżej wymienionego rozporządzenia.

6. W zakresie dokonywanych zapisów księgowych przestrzegać art. 23 ust.2 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – zapis księgowy powinien zawierać zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów.

7. Środki pochodzące z Funduszu Przeciwdziałania COVID-19 ewidencjonować jako dochody budżetu Gminy w księgach rachunkowych organu.

8. Zapewnić prowadzenie kont analitycznych do kont syntetycznych według rodzajów podatków, zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

9. Zapewnić przestrzeganie art. 20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym -do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

10. Zapewnić sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych Rb-27S i Rb28S dla Urzędu Gminy (jako jednostki budżetowej), zgodnie z wymogami określonymi w przepisach § 4 pkt 3 lit. b w zw. z § 6 ust.1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 11. Dokonać weryfikacji prawidłowości wyliczeń dotyczących skutków finansowych zwolnień oraz obniżenia górnych stawek podatkowych w zakresie sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP, sporządzonych za 2021 i 2022 rok. Po weryfikacji, złożyć korekty sprawozdań Rb-PDP oraz Rb-27S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2021 roku oraz od początku roku do dnia 31 grudnia 2022 roku.

12. Przestrzegać § 3 ust. 1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 37 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego - w kolumnie "zaległości netto" nie należy wykazywać zaległości, które nie mogą być egzekwowane 27 (w szczególności objęte są postępowaniem ugodowym, układowym lub restrukturyzacyjnym).

13. Zapewnić wykazywanie danych wynikających z sald kont księgowych we właściwych pozycjach w bilansie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz zapewnić prawidłowe wykazywanie rozliczeń wynikających z podatku od towarów i usług, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.

14. Zapewnić realistyczne (zgodne z dokumentacją źródłową) prognozowanie wartości w kolumnie 10.6. wieloletniej prognozy finansowej, pokazującej dane dotyczące kwot rozchodów wynikających z umów już zawartych.

15. Podejmując uchwałę w sprawie zarządzenia poboru podatków w drodze inkasa, uwzględnić uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego dotyczące sposobu wyznaczenia inkasenta.

16. Zapewnić, by inkasenci dokonywali poboru podatków wyłącznie w zakresie podatków, co do których Rada Miejska zarządziła ich pobór w tej formie.

17. Podjąć czynności w celu wyjaśnienia prawidłowości opodatkowania podatników podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych wskazanych w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.

18. W zakresie dokonywania przypisów należności podatkowych przestrzegać § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

19. Zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, zgodnie z art. 200 § 1 w zw. z art. 123 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa.

20. Deklaracje wpływające do organu podatkowego poddawać czynnościom sprawdzającym, o których mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa.

21. Zaniechać wydawania decyzji podatkowych w stosunku do osób zmarłych. (sic!)

22. W toku postępowania podatkowego podejmować wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa.

23. Zwolnienie od podatku rolnego gruntów przeznaczonych na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego do powierzchni nieprzekraczającej 100 ha, stosować na okres, o którym mowa w art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Stosownie do ww. przepisu – okres zwolnienia wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy.

24. Zaświadczenia o pomocy de minimis wydawać z urzędu w dniu udzielenia pomocy publicznej będącej pomocą de minimis albo pomocą de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, a w przypadku pomocy udzielanej na podstawie decyzji - wraz z tą decyzją w dniu jej wydania, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 marca 2007 roku w sprawie 28 zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie, zgodnie z którym zaświadczenie o pomocy de minimis i zaświadczenie o pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.

25. W sytuacji załatwiania spraw w imieniu organu podatkowego przez pracowników Urzędu, zapewnić by pracownicy działali w ramach upoważnienia udzielonego na mocy art. 143 ustawy Ordynacja podatkowa.

26. W prowadzonych postępowaniach podatkowych zapewnić orzekanie w sprawie w drodze decyzji zgodnie z art. 207 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

27. Opracować plan wykorzystania zasobu nieruchomości, przestrzegając art. 25 ust. 2 i 2a ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami.

28. W zakresie procedur zbycia nieruchomości stanowiących własność Gminy przestrzegać uregulowań zawartych w ustawie o gospodarce nieruchomościami, w zakresie terminu ogłoszenia przetargu (art. 38 ust.2 ustawy), i wymogów związanych z zawiadomieniem osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy (art. 41 ust.1 ustawy).

29. Przestrzegać art. 70 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, w zakresie ustalania sposobu i terminu zapłaty należności za zbywane nieruchomości.

30. Dokonać analizy istnienia przesłanek aktualizacji opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntów, na podstawie art. 77 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

31. Zmiany wysokości stawek czynszu w opłatach za najem lokali użytkowych dokonywać zgodnie z postanowieniami zawartych umów.

32. Przyznawać pracownikom dodatki funkcyjne w wysokości dopuszczonej w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

33. Dodatki specjalne dla pracowników samorządowych przyznawać zgodnie z charakterem tego dodatku – z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań, stosownie do art. 36 ust.5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych. W tym kontekście dokonać analizy sposobu ustalenia wynagrodzenie dla Zastępcy Burmistrza Gminy Żychlin, w zakresie dodatku specjalnego.

34. Wyrównać pracownikowi wypłaconą w zaniżonej wysokości nagrodę jubileuszową.

35. Udzielając z budżetu Gminy, dotacji na ucznia szkoły podstawowej prowadzonej przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego, przestrzegać przepisów ustawy z dnia 27 października 2017 roku o finansowaniu zadań oświatowych, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego dotyczące obliczania kwoty dotacji i sposobu jej aktualizacji. 36. Zapewnić prawidłowe określanie wysokości limitu zobowiązań dla przedsięwzięć ujmowanych w załączniku do uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej, uwzględniając zobowiązania zawarte w związku z realizacją danego przedsięwzięcia w latach ubiegłych. 2

37. Podjąć czynności w celu ustalenia rodzaju dokumentu właściwego dla ewidencjonowania w księgach rachunkowych operacji zmniejszenia lub zwiększenia wartości środka trwałego i zaktualizować w tym zakresie obowiązującą w jednostce politykę rachunkowości.

38. Zapewnić przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów zgodnie z przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości oraz unormowaniami wewnętrznymi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów w zakresie stosowania metod inwentaryzacji właściwych dla poszczególnych aktywów i pasywów.

39. Zapewnić odpowiednie udokumentowanie przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji oraz powiązanie wyników z zapisami ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 27 ust.1 ustawy o rachunkowości.

40. W zakresie inwentaryzacji gruntów przestrzegać § 8 ust.1 rozporządzeniu Ministra Finansów i Rozwoju w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym - inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. 

CDN

- Pani Redaktor Olu, winny, i przepraszam Mieszkańców za uchybienia związane, mimo wszystko w 99% ze sposobem księgowania. To są główne problemy wskazane w czasie kontroli. Jak znakomita większość moich Koleżanek i Kolegów po fachu nie unikamy błędów. Na swoją obronę dodam, że czyny te nie mają charakteru celowego działania, a omyłkowych czynności. Najważniejsze, że nie doszło do działania na szkodę w majątku na przykład.Kontrole RIO mają nas uczyć jak wprowadzać stosowne poprawki. Szkoda, że nie mogłem odnieść się wcześniej do artykułu Pani Redaktor, bo uzyskałaby Pani informację zwrotną, że procedura wyjaśniająca jest w toku i z wieloma poruszonymi wątkami nie zgadzamy się w ich interpretacji dokonanej przez kontrolujących. Jak nasz Pan Prezydent RP Andrzej Duda, tak i ja oraz moja kadra cały czas się uczymy, szczególnie że w gąszczu przepisów prawa jaki fundują nam rządzący można czasem zbłądzić.Nadmieniam, że nie zostałem ukarany przez RIO i mam prawo do obrony jaka przysługuje również w przypadkach wzmiankowanych uchybień.Jeszcze raz przepraszam Mieszkańców za niedoskonałości w naszej pracy, ale młoda kadra musi jeszcze zbierać wiele doświadczeń, a co najważniejsze młodzież bardzo dobrze rokuje.W jednym z wcześniejszych komentarzy poruszono wątek Pana Prezesa RIO w Łodzi. Pan Prezes Krawczyk to doświadczony i świetny fachowiec, zawsze mogliśmy opierać się na wsparciu merytorycznym RIO najpierw w Skierniewicach a teraz w Łodzi. Zasługuje na najwyższy szacunek.Nie podejrzewam też Pani Redaktor o stronniczość, chociaż dzień publikacji faktycznie mocno niefortunny. Chciałbym też mieć, wzorem innych redakcji, czas przed publikacją do odniesienia się do zakresu. Zazwyczaj jesteśmy pytani o stanowisko. Cóż, w gorącym czasie wyborczym bywa i tak.Pozdrawiam Pani Olu - pisze Grzegorz Ambroziak, urzędujący od czterech kadencji burmistrz Żychlina.