Wezwanie do zapłaty – poza tym, że samo w sobie może być skuteczne – jest dokumentem istotnym z punktu widzenia potencjalnej egzekucji należności. Dlatego też jego przygotowaniu trzeba poświęcić więcej uwagi. Nie jest to szczególnie trudne, ale błędy się zdarzają.
Przede wszystkim należy pamiętać, że wezwanie do zapłaty jest dokumentem mającym już bezpośrednio sporą moc. Wielu dłużników, kiedy odbierze taki dokument, postanowi uregulować należności albo przynajmniej skontaktować się z wierzycielem, żeby uzgodnić sposób postępowania. Ponieważ jest to swego rodzaju dokument podsumowujący, muszą się w nim znaleźć podstawowe informacje dotyczące długu. Należy wyszczególnić nie tylko wartość z ewentualnym rozbiciem na elementy składowe, ale też podstawę oraz oczekiwany sposób uregulowania należności wraz z preferowanym sposobem opłaty.
Innymi słowy – dłużnik na podstawie samego tylko przedsądowego wezwania do zapłaty musi być w stanie opłacić należność, rozumiejąc jej źródło, poznając odbiorcę i mając określone ramy czasowe, a także możliwość kontaktu z wierzycielem.
O ile wiele spraw faktycznie zakończy się na ostatecznym wezwaniu do zapłaty, to jednak niektóre długi nie zostaną uregulowane nawet po jego odebraniu. Wtedy dokument ten staje się ostatnim dowodem podjętych prób pozasądowego rozwiązania sporu. Wezwanie do zapłaty będzie dołączone do dokumentów związanych z pozwem o zapłatę, więc musi spełniać określone wymogi formalne.
Dokument ten nie ma narzuconej formy, co z jednej strony pozwala zawrzeć w nim dodatkowe informacje – na przykład ostrzeżenie o wejściu na drogę sądową albo zachętę do kontaktu, ale z drugiej strony może też stanowić swego rodzaju pułapkę.
Wygodnym rozwiązaniem jest skorzystanie z kreatorów wezwań do zapłaty. Uwzględniane są tam wszystkie wymagane przepisami dane, a przy okazji kreator pilnuje, aby ich nie pominąć. Jednocześnie dokument taki jest przygotowany zgodnie ze standardami praktyki sądowej, więc można mieć pewność, że nie zostanie odrzucony w sądzie jako dowód na próby rozwiązania sporu.
Na tym etapie dochodzenia należności można założyć, że gdyby dłużnik miał jakieś wątpliwości, to zostałyby one już wyjaśnione – na przykład w zakresie sposobu płatności lub konkretnej kwoty. Samo wezwanie nie wymaga zatem załączników, natomiast dla potrzeb postępowania sądowego konieczne będzie przedstawienie dokumentów źródłowych, na podstawie których określona została kwota zobowiązania. To jednak dopiero dalszy etap postępowania i samo wezwanie do zapłaty będzie ważne również bez dołączenia takich dokumentów.
