Krzesła biurowe, szczególnie do sal konferencyjnych, często wybiera się, kładąc wielki nacisk na cenę i to zupełnie zrozumiałe. Z drugiej strony, nawet w przypadku poszukiwania najtańszych krzeseł i foteli nie wszystko powinno podlegać negocjacjom. Niektóre cechy zawsze są ważniejsze od ceny.
Problemem w analizie cen często jest to, że zamiast patrzeć na koszt z perspektywy całego okresu użytkowania, zwraca się uwagę jedynie na cenę zakupu. Jej znaczenie jest oczywiście bardzo ważne, ale jeśli dwukrotnie droższe krzesło wytrzyma czterokrotnie dłuższy czas eksploatacji, to należy rozważyć jego zakup, ponieważ jest to zwyczajnie opłacalne w dłuższej perspektywie. W ten sposób swoje tańsze linie projektują najlepsi producenci – sprawdź na przykład krzesła Profim, które nawet w tańszych wariantach nadal są produkowane przede wszystkim tak, żeby przez długi czas nie trzeba było ich wymieniać. Proste, ale trwałe i estetyczne wykończenie jest tu niezwykle istotne, ponieważ pozwala rozłożyć cenę zakupu na dłuższy okres amortyzacji.
Nietrudno zgadnąć, że najtańsze, najbardziej podstawowe modele krzeseł czy foteli, będą dość ograniczone na przykład jeśli chodzi o możliwość regulacji pozycji. To jednak nie może oznaczać, że stają się niewygodne. Nawet w przypadku zakupów w segmencie budżetowym należy zadbać o to, żeby krzesła konferencyjne były odpowiednio komfortowe. Co dokładnie może to oznaczać, to kwestia bardziej skomplikowana – inne oczekiwania stawia się krzesłom w sali, w której konferencje będą trwały do godziny, a inne, jeśli goście mają w nich wytrzymać po 3-4 godziny, natomiast pewien minimalny komfort nie powinien podlegać negocjacjom.
Można założyć, że najtańsze modele krzeseł są przeznaczone do sal, które również będą musiały z konieczności być bardziej wielofunkcyjne. To oznacza, że nie zawsze będzie potrzebna taka sama liczba krzeseł w identycznym układzie. Jeśli niska cena ma iść w parze z dużą uniwersalnością, to możliwość ustawienia w rzędzie i opcja sztaplowania nadal będą wymagane. Pozwoli to łatwo przechować krzesła w małym schowku, a także szybko je rozstawić w prawidłowy sposób. Z tych wymagań można zrezygnować dopiero wtedy, kiedy dysponuje się większą przestrzenią, co raczej nie dotyczy budżetowych sal konferencyjnych.
Jakość nadal więc powinna górować nad ceną i choć z pewnych udogodnień można zrezygnować w imię większej dostępności krzeseł, to są i takie wymagania, które nie powinny być przedmiotem kompromisów. Tanie zakupy nigdy nie powinny oznaczać zakupu krzeseł słabej jakości.
