Pełna Księgowość, czyli księgi handlowe – kto musi ją prowadzić i jakie są jej zasady?

Zgodnie z polskimi przepisami prawnymi, każda firma ma obowiązek prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych, na którą składają się rejestry kosztów, przychodów i wyników finansowych. W praktyce istnieją dwa sposoby rejestrowania zdarzeń księgowych. Są to księgowość uproszczona (KPiR) oraz księgi handlowe (pełna księgowość). Korzystanie z tego drugiego rozwiązania jest droższe, ale może przynieść liczne korzyści.

Co to jest pełna księgowość?

Księgi handlowe, potocznie nazywane pełną księgowością to najdokładniejszy i najbardziej precyzyjny model prowadzenia księgowości. Polega on na przygotowaniu szczegółowych ksiąg rachunkowych. Dzięki temu możemy uzyskać większą przejrzystość danych o przychodach i rozchodach podmiotu gospodarczego. Jest to istotne przy obrotach dużymi kwotami. Pełna księgowość pomaga zatem zapobiegać niektórym oszustwom finansowym i podatkowym.

Prowadzenie pełnej księgowości opiera się o Ustawę o rachunkowości. Zgodnie z nią, księgi rachunkowe powinno się otwierać na dzień rozpoczęcia działalności (którym jest dzień pierwszego zdarzenia o skutkach majątkowych lub finansowych), a także z początkiem każdego następnego roku obrotowego. Zamknięcie ksiąg następuje z kolei w dniu kończącym rok obrotowy lub na dzień zakończenia działalności jednostki albo jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Zgodnie z art. 23 ustawy o rachunkowości, zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Takie zapisy powinny zawierać daty operacji, numer dowodu księgowego, opis operacji, kwotę zapisu oraz oznaczenie kont, których dotyczy. Jeśli w celach ewidencyjnych korzystamy z komputera, istotne jest stosowanie właściwych procedur i środków chroniących przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Pełna rachunkowość, ze względu na szczegółowe wymogi związane z tworzeniem dokumentacji, wymaga nie tylko prowadzenia samej księgi rachunkowej, ale także serii dodatkowych ewidencji i rejestrów, tworzących:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Z punktu widzenia przedsiębiorcy jedną z istotnych różnic między dokumentacją stosowaną przy KPiR (Księdze Przychodów i Rozchodów), a księgami handlowymi jest także to, że w tej drugiej dokumentów do biura rachunkowego prowadzącego księgowość, trzeba dostarczyć wyciąg, a każda jego pozycja z niego musi być udokumentowana i rozliczona z odpowiednim dokumentem kosztowym lub sprzedażowym, co nie jest konieczne przy uproszczonej formie rachunkowości. Trzeba spojrzeć na to w taki sposób, że pieniądze w spółce nie należą do właścicieli, a właśnie do spółki, stąd rozrachunki prowadzone są bardzo dokładnie.

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych – kogo dotyczy?

Zgodnie z art. 2 ustawy o rachunkowości pełną księgowość muszą prowadzić cztery rodzaje spółek: z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne. Ponadto, do wdrożenia i stosowania takiej ewidencji są zobowiązane również samorządy oraz niektóre przedsiębiorstwa działające dzięki dotacjom i subwencjom.

Obowiązkiem prowadzenia pełnej księgowości objęte są jednak także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), których roczny przychód w walucie polskiej przekroczył kwotę 2 000 000 €, w przeliczeniu na złotówki, zgodnie ze średnim kursem Narodowego Banku Polskiego (NBP) na 1 dzień roboczy października ubiegłego roku. Kurs euro z 2.10.2023 r. wyniósł 4.6091. W związku z tym firma, która osiągnie w 2024 r. dochody przekraczające 9.218.000 PLN (4.6091 * 2.000.000 EUR), wejdzie w obowiązek prowadzenie pełnej księgowości.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych na pełnej księgowości warto powierzyć sprawdzonym na rynku podmiotom, takim jak Biuro rachunkowe w Łodzi. Pozwoli to na uniknięcie różnych błędów.

Zalety prowadzenia pełnej księgowości

Korzystanie z pełnej księgowości ma wiele zalet. Przede wszystkim jest to dokładne i szczegółowe przedstawienie sytuacji ekonomiczno-finansowej jednostki. To możliwe, przez to, że wyróżnione są w księgach poszczególne pozycje aktywów i pasywów w bilansie, jak i przychodów i kosztów w rachunku zysków i strat, czy nawet obrotów i sald. Odpowiednio dopasowany do profilu działalności plan kont oraz rzetelnie opisywane i ewidencjonowanie operacji gospodarczych, pozwala na stworzenie dobrego materiału analitycznego na teraz i w przyszłości. Dzięki pełnej księgowości jesteśmy w stanie przewidzieć, jak firma i jej wyposażenie będą prosperować w przyszłości.