Dąbrowice: Ustalenia pokontrolne wykazały dużo nieprawidłowości

Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej w Mieście i Gminie Dąbrowice. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2022-2024 4 roku, dotyczące przede wszystkim: kontroli wewnętrznej; zadłużenia jednostki; prowadzenia rachunkowości; sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; dotacji na realizację zadań zleconych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych; wydatków osobowych; udzielania zamówień publicznych; ewidencji i inwentaryzacji składników majątku; dodatków uzupełniających dla nauczycieli.

Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów oraz naruszenia procedur wewnętrznej kontroli finansowej.

I tak, Rada Gminy Dąbrowice w 2022 zmieniła statut i nie ogłosiła jednolitego tekstu, co stanowi naruszenie  ustawy z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

Mirosława Wolska Dyrektor Zespołu Szkół w Dąbrowicach oraz Michał Bińkowski Dyrektor Dąbrowickiego Centrum Kultury nie przedłożyli organowi prowadzącemu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach za 2023 rok, natomiast Dorota Dąbrowska Burmistrz Miasta i Gminy Dąbrowice nie wezwała ww. kierowników do wypełnienia tego obowiązku.

Prawidłowość wypłaty ekwiwalentu strażakom OSP za udział w działaniach ratowniczych lub w szkoleniu pożarniczym, za okres od maja 2022 roku do maja 2023 roku, dokumentowała notatka sporządzona w dniu 19 czerwca 2023 roku, co naruszało ustalone zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznych.

Wójt Gminy Dąbrowice w 2016 roku ustaliła zadaniowy czas pracy m.in. dla Skarbnika Gminy Jolanty Skowrońskiej. Zatrudnienie Skarbnika Gminy Dąbrowice w systemie zadaniowym było przedmiotem analizy RIO w Łodzi w ramach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej, przeprowadzonej w dniach 28 grudnia 2020 roku – 1 kwietnia 2021 roku. Prezes RIO w Łodzi w wystąpieniu pokontrolnym wskazał wówczas przesłanki stanowiące przeszkodę do wykonywania obowiązków służbowych, w tym organizowania i nadzorowania pracy innych pracowników Urzędu, kontroli przy planowaniu i wykonywaniu budżetu Gminy oraz sprawozdawczości, w przypadku tej formy organizacji czasu pracy. Pomimo udzielonego przez Wójta Gminy zapewnienia (pismo z dnia 12 sierpnia 2021 roku) o przeprowadzeniu analizy zatrudnienia w systemie zadaniowym ww. pracownika, nie wprowadzono żadnych zmian w tym zakresie.

W ocenie RIO w Łodzi zastosowany zadaniowy system czasu pracy Skarbnika Gminy skutkował w szczególności zaistnieniem szeregu nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych Gminy Dąbrowice oraz Urzędu Miasta i Gminy w Dąbrowicach, które wymieniono w dalszej części wystąpienia pokontrolnego.

Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym, które podlegają odprowadzeniu do budżetu Gminy. Uwzględniając powyższe uwagi, Urząd Miasta i Gminy Dąbrowice zobowiązany był do systematycznego rozliczania kasowego zrealizowanych dochodów poprzez przekazanie ich z rachunku pomocniczego „Budżet – dochody Gminy” na rachunek bieżący „Gmina Dąbrowice”. - a tego nie robił. 

W każdym z objętych próbą kontrolną przypadków, Burmistrz Miasta i Gminy Dąbrowice, nie podała do publicznej wiadomości informacji o zamiarze wydzierżawienia nieruchomości gruntowych bądź oddania w najem lokali użytkowych, co było wymagane przez art. 35 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami. Informację o zamieszczeniu wykazu właściwy organ podaje do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest nieruchomość.

 

Burmistrz Miasta i Gminy w przedłożonym wyjaśnieniu stwierdziła, że dodatek specjalny został przyznany Skarbnikowi Gminy za sprawowanie bieżącego nadzoru nad pracownikami Referatu Finansowego w ustalonych godzinach pracy Urzędu, które to obowiązki wykonywała w systemie zadaniowym (nadzór ten mógł być sprawowany w trakcie przebywania Skarbnika poza Urzędem Miasta i Gminy). Jednocześnie, w rozdziale II pkt 17-19 zakresu obowiązków służbowych ustalonych dla Skarbnika Gminy, które pracownik przyjął do wiadomości i stosowania w dniu 3 czerwca 2016 roku, kierownik jednostki powierzył pracownikowi obowiązki w zakresie: kierowania pracą Referatu Finansowego i sprawowanie kontroli nad pracą podległych pracowników w zakresie właściwości rzeczowej pracowników Referatu

 

Zamawiający na zmiany harmonogramu wyrażał zgody, co potwierdziła w swoim wyjaśnieniu Burmistrz Miasta i Gminy Dąbrowice Dorota Dąbrowska. W związku z tym strony umowy, zmieniając harmonogram prac przyjęty umową w trakcie jej realizacji, w okresie od dnia 28 września 2023 roku do dnia 7 maja 2024 roku, znacząco przesunęły termin realizacji prac remontowo budowlanych. Zgoda Miasta i Gminy na zmianę terminu wykonania umowy, w związku z przedstawioną przez wykonawcę argumentacją „wystąpienie okoliczności siły wyższej” w postaci niesprzyjających warunków atmosferycznych w okresie zimowo – wiosennym”, nie znajdowała uzasadnienia, biorąc pod uwagę, że w miesiącach grudzień – marzec temperatury dzienne w Polsce mogą oscylować poniżej 5 stopni Celsjusza - pisze Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi.

W zakresie dokonywania zwiększeń i zmniejszeń wartości majątku w 2023 roku, stwierdzono że: nie na wszystkich dokumentach dotyczących nowych środków trwałych określono stawkę umorzeniową; Przyjęcia środków trwałych do ewidencji księgowej dokonano w dniu 31 grudnia 2023 roku, podczas gdy koszty poniesione na ich wytworzenie lub ulepszenie ponoszone były w innym okresie sprawozdawczym. Powyższe naruszało art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;

Wszystkie zaewidencjonowane w 2023 roku operacje zostały wprowadzone do urządzeń księgowych na podstawie dokumentu OT, pomimo iż tylko jedna z nich dotyczyła wytworzenia nowego środka trwałego (tężnia solankowa, OT nr 3/2023 z dnia 6 grudnia 2023 roku), natomiast pozostałe dotyczyły ulepszenia już istniejących środków trwałych. 

 

Dokonano nieprawidłowej zmiany wartości istniejących środków trwałych ujętych w grupie 0 – grunty. Środki trwałe ewidencjonowane w grupie 0 – grunty, wprowadza się do ksiąg rachunkowych według ceny nabycia, a w związku z tym, iż nie podlegają one amortyzacji ich wartość nie powinna być zmieniana;