Kontrola RIO w Zespole Szkół w Żychlinie. Wyniki zatrważające!

Regionalna Izba Kontroli w Łodzi przeprowadziła od 23 maja –30 czerwca tego kontrolę w Zespole Szkół w Żychlinie. Urszula Podrażka-Krawczak – Główny Inspektor kontroli Renata Matysiak – Inspektor kontroli oraz Katarzyna Dworczyńska – Młodszy Inspektor sprawdzały "co w szkole piszczało" w latach 2020-2022 rok.

Zarząd Powiatu Kutnowskiego powierzył Tomaszowi Rapsiewiczowi funkcję Dyrektora Zespołu Szkół w Żychlinie na okres od dnia 1 września 2016 roku do dnia 31 sierpnia 2021 roku oraz od dnia 1 września 2021 roku do dnia 31 sierpnia 2026 roku. Jak wiemy dyrektor złożył rezygnację. 

W szkole realizowany był projekt „Doświadczenie zawodowe – atrakcyjność na rynku pracy” Projekt realizowany przez Fundację Rozwoju Systemu Edukacji Narodowej zwaną Narodową Agencją w ramach Programu Unii Europejskiej ERASMUS+ - z sektora „Kształcenie i szkolenie zawodowe” - Akcja 1 Mobilność edukacyjna – rodzaj działania – „Krótkoterminowe mobilności osób uczących się”.

Głównym celem projektu było podniesienie kompetencji zawodowych i językowych, poprawa umiejętności i kwalifikacji uczniów oraz poprawa rezultatów procesu kształcenia. Projekt kierowany do uczniów Technikum.

Celami szczegółowymi projektu ubiegającego się o dofinansowanie Zespołu Szkół Zawodowych w Żychlinie były: - zawodowe: a) TE pojazdów samochodowych - zapoznawanie się z układami napędowymi pojazdów hybrydowych i elektrycznych, diagnostyka -Toyota Prius, b) TE grafiki i poligrafii cyfrowej - obsługa progr.: Photoshop, Adobe Illustrator, C++, HTML i CSS, PrestaShop i WordPress, kalibrowanie drona i urządzeń peryferyjnych, c) TE informatyk - programowanie w Unity, korzystanie z oprogramowania SPace T, wdrażanie systemów XR, d) TE analityk - korzystanie i kalibracja odpowiednich narzędzi i maszyn laboratoryjnych , badanie i klasyfikowanie preparatów; - interpersonalne: umiejętność współpracy w grupie, odpowiedzialność za podejmowane działania, komunikatywność, kreatywność, nabycie umiejętności pracy pod presją czasu; - językowe - głównie z języka angielskiego - słownictwo techniczne; - społeczne/osobiste - poczucia własnej wartości - zwiększenie stopnia motywacji do rozwoju/nauki/pracy - poszerzenie wzorców kulturowych/poczucie obywatelstwa europejskiego.

Na potrzeby realizacji niniejszego Projektu, organ prowadzący ZSZ w Żychlinie, Powiat Kutnowski otworzył bankowy rachunek pomocniczy. Środki w wysokości 80 % dofinansowania tj., 116.928,00 euro, stanowiące 521.779,51 zł, Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji przekazała na ww. rachunek w dniu 21 października 2020 roku –

Łączne środki wg budżetu, na realizację wymienionego Projektu wynosiły 652.224,38, zł.

Umowa z uczestnikami Zespół Szkół w Żychlinie reprezentowany przez Dyrektora Tomasza Rapsiewicza (organizacja wysyłająca) zawarł z uczestnikami mobilności (osoby uczące się w tej szkole) umowy, w których uzgodniono warunki wiążące obie strony. Treść tych umów wynikała ze wzoru umowy pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności, który stanowił załącznik V/VI do umowy finansowej – Mobilność edukacyjna w sektorze Kształcenie i szkolenie zawodowe (KA102) w Programie Erasmus +, konkurs 2020).

Zgodnie z zapisami umów, Szkoła zapewniała uczestnikowi dofinansowanie na okres mobilności (obejmujący czas pobytu oraz jeden dzień bezpośrednio przed rozpoczęciem okresu mobilności i jeden dzień następujący bezpośrednio po zakończeniu okresu mobilności- dodany na podróż – maksymalnie 14 dni), w łącznej wysokości 1.382 euro, tj. 1.022 euro (jako wsparcie indywidualne – ryczałt na koszty utrzymania) i 360 euro jako ryczałt na koszty podróży, zapewniając jednocześnie uczestnikowi organizację utrzymania i podróży oraz wsparcie językowe.

Umowy określały warunki płatności dofinansowania uczestnikowi (artykuł 4 umowy), których Szkoła nie stosowała, a mianowicie zapis wskazywał na zaliczkową płatność uczestnikowi wsparcia, podczas gdy Szkoła zapewniała utrzymanie i podróż, a różnicę pomiędzy naliczoną kwotą wsparcia indywidulanego, a faktycznie poniesionymi kosztami wypłacała uczestnikom jako kieszonkowe.

Uczestnikom mobilności (nie wszystkim ) wypłacano także różnicę pomiędzy faktycznie poniesionymi kosztami podróży, a wartością ryczałtową naliczaną na podróż, o czym też nie stanowiła umowa z uczestnikiem. Wskazane wyżej różnice pomiędzy faktycznymi kosztami a naliczonym ryczałtem wypłacano uczniom w złotówkach, natomiast umowy indywidualne określały wypłatę wsparcia w euro.

Opisane wyżej uwagi wskazują na niedostosowanie treści zawieranych umów do stanu faktycznego. Szkoła, zgodnie z zapisami umów, zapewniała uczestnikom ubezpieczenie zdrowotne, od odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków, których to potwierdzenia miały być załączone do umów. Pod skontrolowanymi umowami takich potwierdzeń kontrolujące nie stwierdziły. Ponadto na skontrolowanych 17 umów (jako umowy przykładowe) z I mobilności do Malagi w okresie 31 maj - 11 czerwiec 2021 roku, tylko 5 z nich podpisał Dyrektor reprezentujący Szkołę jako organizację wysyłającą, natomiast pozostałe 12 umów, zawierały tylko podpisy uczestnika mobilności - ucznia.

Weryfikacja osób uczestniczących w wyjeździe, w oparciu o listę uczestników załączoną do karty wycieczki, listę wypłaty kieszonkowego, zestawienie osób, na które zakupiono bilety lotnicze, z wydanymi w tej mobilności certyfikatami wykazała niespójność danych dotyczących osób uczestniczących w mobilności, a mianowicie, trzech uczestników wyjazdu: (RODO) ujęto: w liście wypłaty kieszonkowego, na wykazie załączonym do karty wycieczki oraz zakupiono dla nich bilety lotnicze, natomiast stwierdzono brak certyfikatów potwierdzających ich uczestnictwo w wyjeździe.

Natomiast Certyfikaty z okresu tej mobilności wystawiono na trzy inne osoby tj. (RODO), których nie uwzględniała żadna z wymienionych list. Należy także wskazać, że z tymi trzema uczestnikami Dyrektor Szkoły jako organizator wyjazdu zawarł umowy indywidualne określające zasady dofinansowania ich wyjazdu. Dokumentacja dotycząca tej mobilności w zakresie ubezpieczenia - wniosek o polisę nr 920016319627 (WARTA), nie zawierał wykazu osób wskazanych do ubezpieczenia, co uniemożliwiało identyfikację osób, uczestniczących w wyjeździe.

Zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowach indywidualnych z uczestnikami wyjazdu, potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego, odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków miało być załączone do każdej z umowy. Wymóg taki wynikał także z art.I.7 umowy zawartej przez Beneficjenta z Narodową Agencją. Ponadto Polisa wskazywała na ubezpieczenie 20 osób, a w mobilności uczestniczyło finalnie 17 uczniów i 2 opiekunów. W trakcie trwania kontroli, uzupełniono polisę ubezpieczeniową o wykaz osób zgłoszonych do ubezpieczenia i wynikało z niej, że w mobilności uczestniczyli uczniowie pierwotnie wykazani, tj. (RODO) .

Należy także wskazać, że zgodnie z umową z 7 października 2020 roku z Narodową Agencją „wszelkie przeliczenia na walutę euro kosztów poniesionych w innych walutach niż euro, muszą być dokonane przez beneficjenta z zastosowaniem miesięcznego kursu wymiany KE, obowiązującego na dzień podpisania Umowy przez ostatnią z dwóch stron”. Na m-c październik 2020 rok kurs euro wg przeliczenia KE wynosił 4,5435 zł, natomiast jednostka do przeliczenia kosztów wszystkich mobilności przyjmowała wartość euro 4,4624 zł. Jak wyjaśnił kontrolującym telefonicznie pracownik Agencji Narodowej, możliwym było przyjęcie przez Beneficjenta kursu euro, na zasadach określonych w polityce kursowej. Kontrolowana jednostka takiej polityki nie opracowała, w związku z czym, obowiązującym do przeliczania kursem był kurs określony umową finansową.

- Przedłożona kontrolującym dokumentacja, nie zwierała dokumentów potwierdzających wykonanie wskazanych przez Dyrektora czynności, tj., brak potwierdzenia przebukowania biletów, a należy wskazać, że danym rejsem może lecieć pasażer, który posiada imienny bilet na konkretny lot. Ponadto należy zauważyć, że czynność przebukowania biletów niesie za sobą konkretne koszty, niejednokrotnie wyższe, niż zakup biletu, a takich kosztów przy rozliczeniu tej mobilności nie wykazano. Kontrolujące wskazują także, że zmiana uczestników mobilności, niosła za sobą obowiązek zmiany danych zgłoszonych do ubezpieczenia, które to ubezpieczenie gwarantowała uczestnikom umowa finansowa, oraz umowa zawarta z Dyrektorem Szkoły. Według uzupełnionego zestawienia załączonego do polisy nr 920016319627, uczestnikami mobilności byli uczniowie: (RODO) .Odnotowane wyżej niespójności danych dotyczących uczestników mobilności w powiązaniu z danymi wynikającymi z wyjaśnienia, nasuwają uzasadnione wątpliwości co do rzetelności przedkładanych kontrolującym informacji oraz rzetelności dokumentów potwierdzających uczestnictwo w danej mobilności (wydawanych certyfikatów), a zatem i prawidłowości realizacji całego projektu, bowiem to certyfikat potwierdzał realizację założeń Projektu - czytamy w protokole pokontrolnym.

To tylko niektóre szczegółowe zapisy protokołu z kontroli RIO w żychlińskiej szkole.

Podsumowując:

Analiza informacji związanych z realizacją projektów objętych kontrolą, pozwoliła na sformułowanie wniosków:

- zaniechanie opracowania polityki kursowej do przeliczania kosztów poniesionych w trakcie realizacji projektów, w konsekwencji czego, przyjmowano stawki euro według różnych zasad (cena zakupu waluty w kantorze, cena euro na dzień dokonania płatności, cena euro według umowy o finansowanie, cena euro według kursu wpływu środków na rachunek bankowy organu prowadzącego szkołę),

- nieprawidłowości w zakresie indywidualnych umów zawieranych z uczestnikami, poprzez: niedostosowanie ich treści do wymogów stawianych przez umowy finansowe, brak określenia wybranych opcji wsparcia indywidualnego i kosztów podróży uczestników, brak określenia kwoty wsparcia, brak podpisów dyrektora Tomasza Rapsiewicza w imieniu instytucji wysyłającej uczestników, co de facto stanowiło o nieważności tych umów wy, brak dokumentów potwierdzających zawarcie ubezpieczenia dla uczestnika wyjazdu pod każdą z umów indywidualnych.

W zakresie realizacji poszczególnych mobilności, stwierdzono:

– niespójność dokumentów dotyczących poszczególnych mobilności określających ilość uczestników, osoby biorące udział w mobilności, osoby pełniące funkcję opiekunów, terminu trwania mobilności, a także nierzetelność udzielanych kontrolującym w tym zakresie informacji, - pokrycie kosztów wyjazdu osób niezwiązanych z realizacją projektów

– brak certyfikatów stanowiących potwierdzenie uczestnictwa w mobilnościach,

- pokrywanie kosztów ubezpieczenia uczestników mobilności ze środków wsparcia indywidualnego, co przeczyło postanowieniom umów finansowych i umów indywidualnych z uczestnikami,

– ujęcie w rozliczeniu kosztów mobilności wydatków niekwalifikowalnych. W zakresie wypłaconego wsparcia finansowego dla uczestników:

– niezgodność wypłaconych środków wsparcia indywidualnego i wsparcia na podróż uczestnikom z faktycznie im należnymi,

– zaniechanie rozliczenia zaliczek pobranych z kasy Zespołu Szkół w Żychlinie na poszczególne mobilności, a także wypłata ich osobom niezwiązanym z daną mobilnością,

– brak dochowania należytej staranności przy dokumentach stanowiących podstawę dokonania wypłat z kasy jak i zapłaty zobowiązań wynikających z faktur dotyczących realizacji projektów,

– zapewnione formy wsparcia nie spełniały warunku sprawiedliwego i równego traktowania wszystkich uczestników, np. zakup dodatkowego bagażu dla wybranych uczestników. W zakresie kosztów organizacyjnych:

– zakup usług dotyczących zakwaterowania, wyżywienia, podróży uczestników mobilności oraz usług kursu językowego z pominięciem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych, co naruszało postanowienia art. II.10 załącznika nr I – Warunki ogólne do umowy finansowej, który w ust. II.10.2 i II.10.3 stanowi, że „ W przypadku gdy realizacja działania wymaga od beneficjentów udzielenia zamówienia na towary, roboty budowlane lub usługi, mogą oni udzielić zamówienia zgodnie z ich zwyczajowymi praktykami zakupowymi pod warunkiem udzielenia zamówienia oferentowi składającemu ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie lub w stosownych przypadkach – oferentowi proponującemu najniższą cenę. Muszą przy tym unikać wszelkich konfliktów interesów”. “Beneficjenci, którzy są instytucjami zamawiającymi w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE2 lub podmiotami zamawiającymi w rozumieniu dyrektywy 2014/25/UE3, muszą przestrzegać obowiązujących przepisów krajowych dotyczących zamówień publicznych”,

– wypłata, w okresie luty-sierpień 2021 roku, wynagrodzeń dla osób realizujących projekty, bez zawartych uprzednio z nimi stosownych umów,

– nieuzasadniony wzrost wysokości wynagrodzeń dla osób realizujących projekty w 2022 roku,

– nieprawidłowe zawieranie umów z personelem realizującym projekt oraz niewłaściwe dokonywanie zmian postanowień w nich zawartych,

– nienależyta kontrola wydatków pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, a także dokonanie ich bez stosowanego zatwierdzenia

Jak pisaliśmy wcześniej Zarząd Powiatu w Kutnie odwołał Tomasza Rapsiewicza dyrektora Zespołu Szkół w Żychlinie. 10 października tego roku T. Rapsiewicz złożył rezygnację. Zarząd Powiatu zgodnie z wnioskiem dyrektora skrócił trzymiesięczny okres wypowiedzenia do 31 października 2023 roku.

19 października zapytaliśmy dyrektora o powody rezygnacji ze stanowiska. Czy wyniki kontroli RIO są jednymi z nich? Ponadto zadaliśmy takie pytania: Czy jest Pan uczestnikiem procesu o mobbing? Jeśli nie, to czy w czasie Pana pracy jako dyrektora uczestniczył Pan w jakimkolwiek procesie z pracownikiem, byłym pracownikiem itp? 5 października zrezygnował Pan z członkostwa w Zarządzie Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie? Jaka jest tego przyczyna? Czy w związku z tą funkcją w ostatnich 5 latach otrzymał Pan wynagrodzenie, jeśli tak, to jakie rocznie?

Do dziś nie uzyskaliśmy odpowiedzi.

Zarząd Powiatu Kutnowskiego 25 października powierzył Zbigniewowi Chrulskiemu wicedyrektorowi Zespołu Szkół w Żychlinie pełnienie obowiązków dyrektora od 1 listopada 2023 roku do czasu powierzenia stanowiska dyrektora zgodnie z art. 63 ust. 10 lub 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku Prawo oświatowe, nie dłużej jednak niż do dnia 31 sierpnia 2024 roku.