Dokumentacja konkursowa ? jak długo ją przechowywać

Jaki jest termin przechowywania dokumentacji konkursowej na stanowisko urzędnicze?

Ograniczenia w przechowywaniu danych z naboru

Prowadzenie rekrutacji na wolne stanowisko pracy, która w przypadku służby publicznej często określana jest mianem naboru wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie. Przepisy rozporządzenia RODO zawierają wskazania dotyczące legalnego przetwarzania danych osobowych. Pod pojęciem przetwarzania kryją się między innymi takie operacje na danych osobowych jak zbieranie, organizowanie, przechowywanie, usuwanie oraz niszczenie.

Aby mówić o legalnym przetwarzaniu danych osobowych należy odwołać się do przepisów art. 5 Rozporządzenia RODO. Dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Powyższa zasada oznacza, iż administrator danych nie powinien ich przetwarzać (w tym przechowywać) przez czas nieoznaczony. Nakłada to na administratora obowiązek „monitorowania” przetwarzania danych, co umożliwi ich nieprzetwarzanie przez okres wykraczający poza cele do których dane zostały zebrane.

Brak precyzyjnych regulacji

Ułomnością w zakresie regulacji prawnych dotyczących rekrutacji (naboru) jest brak jednoznacznego określenia okresu przetwarzania danych osobowych osób uczestniczących w procesie rekrutacji, które nie zostały zatrudnione. Odnosząc się bezpośrednio do wątpliwości przedstawionych w pytaniu, na gruncie problematyki naboru na wolne stanowisko w służbie publicznej, o ile okres przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy nie został uregulowany w sposób szczególny w przepisach regulujących działalność danej jednostki organizacyjnej - normujących procedura naboru, wówczas należy odwołać się do wspomnianego w pytaniu art 6 ust 1 lit 6 Rozporządzenia RODO jak również wcześniejszego art 5 ust 1 regulującego zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z art 5 ust 1 pkt b RODO, dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Uwzględniając powyższe można uznać, że prawidłową praktyką będzie usuwanie danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie w ramach naboru, niezwłocznie po zakończeniu procedury konkursowej, uwzględniając wynikające z przepisów dodatkowe czynności związane z upublicznieniem wyników naboru. Zakończenie procedury konkursowej i wybranie konkretnej osoby oraz jej zatrudnienie powoduje, że cel przetwarzania danych osobowych staje się nieaktualny – chyba, że z przepisów szczególnych wynikałoby, że przetwarzanie danych osobowych kandydatów na pracowników jest dopuszczalne przez okres w którym mogą oni dochodzić roszczeń związanych przykładowo z dyskryminacją w zatrudnieniu.

Ważne

W przypadku gdy przepisy szczególne regulujące konkretną procedurę konkursową nie przewidują obowiązku archiwizowania dokumentów aplikacyjnych osób uczestniczących w naborze, które nie zostały przyjęte do pracy, wówczas nie ma podstaw do ich archiwizowania po zakończeniu procedury konkursowej. Dokumenty aplikacyjne powinny zasilić wyłącznie teczkę A akt osobowych osoby która została w wyniku konkursu przyjęta do pracy.

Wcześniejsze usunięcie danych

W sytuacji gdy osoba uczestnicząca w konkursie zgłosi się do organizatora procedury konkursowej po zakończeniu konkursu, jednak przed formalnym usunięciem dokumentów oraz danych osobowych, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie do zwrócenia takiej osobie dokumentów aplikacyjnych (najbezpieczniej za pokwitowaniem). Nie ma w takim przypadku bezpośredniego obowiązku sporządzania kserokopii dokumentów - co wiązałoby się z dalszym przetwarzaniem danych osobowych zawartych w dokumentach, po ustaniu celu przetwarzania danych w związku z wygaśnięciem procedury konkursu.

Analogiczne zasady obowiązują w przypadku dokumentów, które wpłynęły ale nie spełniały wymogów formalnych i nie były tym samym przez komisję konkursową rozpatrywane. Niezależnie od tego, iż nie spełniały one wymogów formalnych z pewnością zawierały dane osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie. Należy tym samym uznać, że wraz z ustaniem w celu przetwarzania danych osobowych w związku z zakończeniem procedury konkursowej dokumenty powinny zostać zniszczone lub zwrócone osobom które je złożyły - w zależności od przyjętej przez administratora danych praktyki.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 4 – 6.

Sebastian Kryczka
prawnik, ekspert portalu PoradyODO.pl